Ile dni wstecz może sięgnąć kontrola tachografu?
Opublikowano: 12.02.2026
Pytanie, ile dni wstecz może sięgnąć kontrola tachografu, dotyczy każdego przewoźnika i kierowcy zawodowego. Przepisy określają precyzyjnie, jak długo należy przechowywać dane z tachografu i jakie konsekwencje grożą za ich brak. Dla firm transportowych to tylko kwestia zgodności z prawem oraz bezpieczeństwa finansowego – błędy w ewidencji mogą kosztować tysiące złotych. Dlatego warto zrozumieć, jak działa system kontroli, jakie obowiązki ciążą na przewoźniku i jak technologia, taka jak systemy DATA247, pomaga zachować pełną przejrzystość danych.
Spis treści
- Jak długo wstecz można zweryfikować dokumentację podczas kontroli ITD w firmie?
- Ile dni wstecz można kontrolować tachograf podczas kontroli drogowej?
- Obowiązki przedsiębiorcy w zakresie archiwizacji danych z tachografu
- Kontrole tachografu wstecz – co analizuje ITD?
- Jak długo wstecz może sięgnąć kontrola tachografu w firmie podczas audytu?
- Jakie kary grożą za nieprzestrzeganie zasad archiwizacji danych?
- System do komunikacji z kierowcą i kontrola zgodności danych
- Obsługa e-TOLL a kontrola tachografu
- Program do zarządzania flotą – pełna kontrola i zgodność z prawem
- Podsumowanie
Jak długo wstecz można zweryfikować dokumentację podczas kontroli ITD w firmie?
Jak długo wstecz można zweryfikować dokumentację podczas kontroli ITD w firmie? Inspekcja Transportu Drogowego ma prawo sprawdzić dane z tachografu i kart kierowców do 12 miesięcy wstecz. To oznacza, że przedsiębiorca musi zapewnić pełną dostępność plików z tachografów i kart w tym okresie. Dane te obejmują zarówno czasy jazdy, przerw i odpoczynków, jak i ewentualne naruszenia.
Zgodnie z art. 25 ust. 1 rozporządzenia (UE) 165/2014 oraz art. 92 ust. 2 ustawy o transporcie drogowym, kierowca ma obowiązek przechowywać dane z karty kierowcy co najmniej 28 dni, natomiast przewoźnik – archiwizować dane z tachografów i kart przez 12 miesięcy, a w praktyce nawet dłużej, jeśli mogą one mieć znaczenie w toczących się postępowaniach. W czasie kontroli ITD lub PIP inspektor może zażądać wydruków, kopii plików DDD lub bezpośredniego dostępu do systemu archiwizującego dane.
Ile dni wstecz można kontrolować tachograf podczas kontroli drogowej?
Na drodze inspektorzy ITD, policji czy służb celno-skarbowych mogą sprawdzić dane z tachografu z ostatnich 28 dni, zgodnie z rozporządzeniem 561/2006 WE. To okres, w którym kierowca musi mieć przy sobie kartę i pełny zapis swojej aktywności.
Podczas kontroli tachografu wstecz analizowane są m.in.:
- czasy prowadzenia pojazdu i odpoczynków,
- zgodność wpisów manualnych,
- potencjalne przerwy w danych (brak karty, awaria tachografu),
- prawidłowość rejestracji prędkości i aktywności.
W przypadku wykrycia nieprawidłowości – np. manipulacji przy tachografie, braku danych lub przekroczenia czasu jazdy – służby mogą zatrzymać pojazd i nałożyć kary zarówno na kierowcę, jak i na przedsiębiorcę.
Obowiązki przedsiębiorcy w zakresie archiwizacji danych z tachografu
Z punktu widzenia firmy transportowej obowiązek archiwizacji danych to fundament bezpieczeństwa. Dane muszą być pobierane:
- z karty kierowcy – co 28 dni,
- z tachografu – co 90 dni.
Nieprzestrzeganie tych terminów grozi sankcjami z art. 92a ustawy o transporcie drogowym – kara za niepobranie danych w terminie może sięgać do 10 000 zł. Brak danych traktowany jest tak samo, jak naruszenie czasu pracy, a w przypadku kontroli urzędowej może być uznany za próbę ukrycia naruszeń.
Rozwiązaniem, które eliminuje to ryzyko, jest zdalny odczyt tachografu – technologia DATA247 umożliwia automatyczne pobieranie danych bez potrzeby fizycznej obecności pojazdu w bazie. Dzięki temu flota działa płynnie, a przewoźnik ma pewność, że wszystkie pliki są kompletne i dostępne na żądanie kontrolera.
Kontrole tachografu wstecz – co analizuje ITD?
Podczas kontroli ITD nie chodzi tylko o odczyt danych. Inspektorzy analizują całą historię pracy kierowców: jazdy, przerwy, odpoczynki, przekroczenia prędkości, a nawet otwarcia drzwi pojazdu. Weryfikują też spójność danych z tachografu z danymi GPS czy SENT.
Typowe obszary kontroli obejmują:
- zgodność z rozporządzeniem 561/2006 – normy czasu prowadzenia, przerw i odpoczynków,
- używanie właściwych kart kierowców,
- integralność danych i wykrywanie prób manipulacji,
- prawidłowość pobierania danych i terminowość archiwizacji,
- kompletność dokumentacji przedsiębiorstwa.
W przypadku stwierdzenia niezgodności przy kontroli tachografu wstecz przewoźnik może otrzymać karę finansową oraz nakaz wdrożenia działań naprawczych. Właśnie dlatego coraz więcej firm decyduje się na kompleksowe systemy raportowe, które automatycznie wychwytują potencjalne błędy, zanim zrobi to kontroler.
Jak długo wstecz może sięgnąć kontrola tachografu w firmie podczas audytu?
Ile dni wstecz można skontrolować tachograf? W trakcie audytu wewnętrznego lub postępowania administracyjnego organy mogą sięgnąć dalej niż standardowe 12 miesięcy – nawet do 24 miesięcy wstecz, jeśli dane są istotne dla dochodzenia lub analizy powtarzających się naruszeń. Przykładem jest sytuacja, gdy firma nie posiada pełnej dokumentacji za dany okres, a kontrola sprawdza historię systemową z serwera lub archiwum cyfrowego.
Systemy telematyczne DATA247 ułatwiają spełnienie tego obowiązku – automatycznie tworzą kopie zapasowe danych, raporty dla każdego kierowcy i pojazdu oraz chronią informacje zgodnie z RODO i przepisami o tachografach cyfrowych. Dla menedżera floty to realne wsparcie – wszystkie dane są w jednym miejscu, gotowe do okazania podczas kontroli.
Jakie kary grożą za nieprzestrzeganie zasad archiwizacji danych?
Brak danych, zbyt późne pobranie plików DDD lub błędy w archiwizacji traktowane są jako naruszenie. Zgodnie z taryfikatorem GITD 2025 r.:
- brak danych z karty kierowcy – 500 zł za każdego kierowcę,
- brak danych z tachografu – 500 zł za pojazd,
- brak procedur nadzoru – do 2000 zł,
- manipulacja przy tachografie – od 2000 do 5000 zł oraz możliwość skierowania sprawy do sądu.
Kary mogą być kumulowane, więc w przypadku większej floty sięgają dziesiątek tysięcy złotych. Dlatego automatyzacja procesu pobierania i analizy danych staje się dziś standardem, a nie luksusem.
System do komunikacji z kierowcą i kontrola zgodności danych
Technologia pozwala nie tylko archiwizować, ale także reagować w czasie rzeczywistym. System do komunikacji z kierowcą pozwala wysyłać powiadomienia o zbliżającym się terminie odczytu tachografu, przypomnienia o odpoczynkach czy ostrzeżenia o potencjalnym przekroczeniu norm. Takie zintegrowane rozwiązanie zapobiega błędom oraz wspiera kierowców w codziennej pracy, ułatwiając przestrzeganie przepisów.
Obsługa e-TOLL a kontrola tachografu
Dane z tachografu są coraz częściej łączone z systemami poboru opłat drogowych. Integracja z modułem obsługi e-toll umożliwia automatyczne zestawienie informacji o przebytych trasach z pobranymi opłatami. W czasie kontroli ITD przewoźnik może przedstawić pełny raport – od czasu jazdy po koszty przejazdu. Taka integracja to uproszczenie codziennej pracy i łatwiejsze rozliczenia.
Dzięki połączeniu tachografu z systemem e-TOLL przewoźnik unika rozbieżności między trasą a opłatami, a kierowca ma pewność, że jego dane są zapisywane poprawnie i bezpiecznie.
Program do zarządzania flotą – pełna kontrola i zgodność z prawem
Najlepszym sposobem na uniknięcie kar i chaosu w dokumentacji jest automatyzacja procesów. Program do zarządzania flotą od DATA247 pozwala centralnie monitorować wszystkie parametry – czas pracy, odczyty tachografów, zużycie paliwa, alerty serwisowe i aktywność kierowców. System generuje raporty gotowe do okazania podczas kontroli ITD i PIP, przechowuje dane zgodnie z wymogami prawa oraz wspiera analizę efektywności pracy floty.
Dzięki integracji z modułami GPS e-TOLL i tachografami cyfrowymi firma zyskuje narzędzie, które nie tylko ułatwia zgodność z przepisami, ale też znacząco poprawia logistykę i planowanie operacyjne.
Podsumowanie
Odpowiadając na pytanie, ile dni wstecz może sięgnąć kontrola tachografu, należy wskazać dwa główne okresy: 28 dni podczas kontroli drogowej i 12 miesięcy przy kontroli w firmie. Dane muszą być archiwizowane, kompletne i dostępne na żądanie organów kontrolnych.
Wdrożenie nowoczesnych rozwiązań DATA247 to sposób na pełną zgodność z przepisami i spokój w czasie każdej kontroli. Dzięki automatyzacji pobierania i analizy danych nie musisz martwić się o terminy, błędy czy luki w dokumentacji. Skontaktuj się z nami i zobacz, jak nasze systemy ułatwiają życie kierownikom flot – od archiwizacji po efektywne zarządzanie każdym kilometrem trasy.